St. Amant – Casual Bilingual Switchboard Operator/Receptionist – Standardiste/Réceptionniste bilingue – Services administratifs – Poste occasionnel

By | August 4, 2017

ST. AMANT

M.G.E.U. POSITION VACANCY

Casual Bilingual Switchboard Operator/Receptionist – Administrative Services

Educational: 

  • Grade XII Diploma or Certificate
  • Secretarial training from a community or career college an asset
  • Proficiency in the Microsoft Suite, including Word, Excel and Power Point (testing will be a requirement)
  • Must be bilingual in English and French (testing will be a requirement)

Job Related Experience/Knowledge:

  • Experience as a receptionist or switchboard operator
  • Experience in greeting and assisting visitors, vendors, employees, and customers in an effective and professional manner
  • Excellent oral communication skills in both the English and French languages, enabling effective communication with employees and the general public in either language (testing will be a requirement)
  • Administrative support/secretarial experience with accurate keyboarding skills and an ability to type at a minimum speed of 60 wpm (testing will be a requirement)
  • Skilled in the use and operation of computers and computer peripherals on a network based system
  • Strong computer capabilities with current software applications, Outlook, Excel, Word & Power Point (testing will be a requirement)
  • Ability to maintain records and files

Duties and Responsibilities:

  • Operate the main Avaya switchboard and provide reception services
  • Screen troublesome visitors and callers, notifying the appropriate persons of concerns
  • Issue temporary receipts for cheques received
  • Basic programming of the voicemail system through the switchboard console
  • Provide telephone service to internal and external users by promptly answering all incoming calls, providing general inquiry information about St.Amant and the programs and services offered using reference files and transferring calls as requested
  • Greet visitors to St.Amant, determine their needs and provide direction and assistance to locate the individual or area required
  • Assist in the monitoring of visitors, staff, and clients in the main building through the parking logs, outing sheets and other internal processes
  • Maintain contact with employees using communication systems such as the telephone, pagers and the overhead paging system in accordance with St.Amant policies
  • Relay or route verbal and written messages
  • Perform various clerical jobs as assigned by the Supervisor(s) and assist administrative assistants as directed
  • Respond to emergency alarms and codes, carry out procedures according to directives and communicate appropriate instructions to staff and other respondents in accordance with St.Amant policies and procedures
  • Document incidents in detail as per requirements
  • Oversee the movement of mail in and out of the facility.  Includes sorting, weighing, stamping, and tracking outgoing mail, sorting and distributing incoming mail and interoffice mail
  • Maintain a sign out system and follow up on phones, keys & audio visual equipment to ensure prompt return
  • Monitor the conference room and equipment booking binder and assist employees in locating and booking available rooms and St.Amant equipment
  • Act as the key operator for the centrally located photocopier machine including filling with paper, toner, etc. and call for service as required
  • Other duties as assigned

 

ST. AMANT

POSTE VACANT – M.G.E.U.

Standardiste/Réceptionniste bilingue – Services administratifs – Poste occasionnel

 

Études :

  • Diplôme de 12e année ou certificat
  • Formation en secrétariat dans un collège communautaire ou professionnel considérée comme un atout
  • Maîtrise de la suite Microsoft, notamment Word, Excel et Power Point (test obligatoire)
  • Bilingue français et anglais (test obligatoire)

Expérience et connaissances liées au poste :

  • Expérience comme réceptionniste ou standardiste
  • Expérience de l’accueil des visiteurs, des vendeurs, des employés et des clients, et capacité de les aider avec efficacité et professionnalisme
  • Excellentes compétences en communication orale, en français et en anglais; capacité de communiquer avec les employés et le grand public dans l’une ou l’autre langue (test obligatoire)
  • Expérience en secrétariat et soutien administratif; saisie précise au clavier à une vitesse d’au moins 60 mots à la minute (test obligatoire)
  • Compétences en informatique et capacité d’utiliser des périphériques en réseau
  • Excellentes compétences en applications informatiques courantes, Outlook, Excel, Word et Power Point (test obligatoire)
  • Capacité de tenir des dossiers et des fichiers

Fonctions et responsabilités :

  • Utiliser le standard principal Avaya et fournir des services de réception
  • Filtrer les visiteurs et les appelants difficiles, et informer les personnes appropriées en cas de problèmes
  • Établir des reçus temporaires pour les chèques reçus
  • Programmer le système de messagerie vocale via la console du standard
  • Offrir un service téléphonique aux usagers internes et externes en répondant rapidement à tous les appels, en fournissant des renseignements généraux sur St.Amant, et sur les programmes et services offerts, à l’aide de fichiers de référence, et en transférant les appels le cas échéant
  • Accueillir les visiteurs à St.Amant, déterminer leurs besoins, les orienter et les aider à trouver la personne ou le programme nécessaire
  • Aider au contrôle des visiteurs, du personnel et des clients dans le bâtiment principal à l’aide des registres de stationnement, des feuilles de sorties et autres processus internes
  • Rester en contact avec les employés en utilisant les systèmes de communication tels que le téléphone, les téléavertisseurs et le système de recherche par haut-parleur, conformément aux politiques de St.Amant
  • Transmettre les messages verbaux et écrits
  • Effectuer diverses tâches de bureau qui lui sont confiées par le(s) superviseur(s) et aider les adjointes administratives au besoin
  • Répondre aux alarmes et aux codes d’urgence, suivre les procédures conformément aux directives et transmettre les instructions nécessaires au personnel et autres intervenants en respectant les politiques et les procédures de St.Amant
  • Consigner les incidents de façon détaillée conformément aux exigences
  • Surveiller l’arrivée et la sortie du courrier dans l’établissement : tri, pesée, affranchissement et suivi du courrier sortant; tri et distribution du courrier entrant et du courrier interne
  • Tenir un registre de sorties et faire le suivi des téléphones, des clés et du matériel audiovisuel pour assurer leur retour
  • Tenir le classeur de réservation des salles de réunion et du matériel, et aider les employés à trouver et à réserver le matériel et les salles disponibles de St.Amant
  • Être le principal opérateur du photocopieur central, notamment le remplir de papier, d’encre, etc. et téléphoner au service de dépannage en cas de besoin
  • Effectuer les autres tâches qui lui sont assignées

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